Організоване управління електронною поштою означає дві основні речі: очищення та завжди збереження порожнім розділ непрочитаних повідомлень та впорядкування папки "Вхідні" за допомогою фільтрів та міток. Хоча для організації пошти ми вже бачили кілька посібників, включаючи те, щоб замовити папку "Вхідні" з фільтрами та псевдонімами в Gmail, ми бачимо тут найкращий спосіб швидко скинути папку "Вхідні", не обов'язково читати кожне повідомлення в Gmail і нічого не видаляючи.
Хитрість завжди тримати вхідну пошту з Gmail до нуля (але також стосується інших поштових скриньок) полягає у використанні загадкової та мало використовуваної функції, яка "архівує" пошту, тобто зберігати її прихованою, не видаляючи її та зберігаючи виділені непрочитані повідомлення.
Якщо ви користуєтесь кнопкою « Архів» для вибраних електронних повідомлень, вони видаляються з папки «Вхідні» .
Архівні повідомлення, однак, видаляються не з Gmail, а лише з папки отриманих повідомлень.
Повідомлення про повідомлення зникає, навіть якщо цей електронний лист не було прочитано.
У будь-якій програмі чи застосуванні для управління електронною поштою, як-от Gmail, електронні листи в основному діляться на 5 розділів:
- Вхідні повинні містити всі отримані електронні листи, які є важливими та цікавими.
- Надіслана пошта, а електронні листи надсилаються іншим.
- Спам, з електронними листами, які автоматично вважаються небажаними.
- Кошик, видалені електронні листи
- Заархівовано, усі повідомлення видалено з папки "Вхідні", але не видалено.
Повідомлення електронної пошти, які не потрібно читати чи відкривати негайно, але які краще зберігати та не видаляти, слід перенести в Архів .
Відмінності між заархівованими та заповненими електронними листами дуже важливі:
Заархівовані електронні листи не видаляються автоматично через певний проміжок часу, як це відбувається з перенесеними у кошик, але залишатимуться в Gmail, поки вони не будуть видалені вручну.
Архівні повідомлення також включаються до загальних пошукових запитів, здійснених за допомогою пошукової системи Gmail, що не стосується спаму чи видалених електронних листів.
Заархівовані електронні листи враховуються в межах пам’яті пам’яті Gmail, тоді як, навпаки, видалені електронні листи не враховуються.
Як зазначалося вище, заархівовані електронні листи автоматично не позначаються як прочитані, і насправді, якщо ви архівуєте електронний лист, не відкриваючи його чи читаючи, він залишається виділеним як непрочитаний, навіть якщо він не буде включений до числа поштових повідомлень, які потрібно прочитати.
Де закінчуються повідомлення, заархівовані в Gmail "> усі повідомлення ", щоб відобразити всі вхідні повідомлення електронної пошти та ті, що знаходяться в архіві, разом.
Якщо ви використовуєте Microsoft Outlook, натомість є вкладка Архів для перегляду лише тих.
Потім електронні листи, збережені з міткою, будуть видимі у різних папках із міткою - як у тих, які автоматично створює Gmail, так і персоналізованими.
Тепер, коли ми знаємо, як використовувати функцію для архівування повідомлень, давайте подивимося, як використовувати її для скидання кількості непрочитаних повідомлень у папці "Вхідні" .
Перш за все, за один раз архівувати всі непрочитані повідомлення, включаючи старі, не видаляючи їх, можна створити фільтр.
Потім натисніть стрілку вниз, розташовану у вікні пошуку Gmail, натисніть кнопку поруч із пошуком і поставте "непрочитані повідомлення".
Внизу натисніть на посилання створення фільтра з цим пошуком, підтвердіть дію, а потім у вікні фільтра виберіть лише поле "Ігнорувати вхідні (Архів)".
Перш ніж натиснути Створити фільтр, виберіть опцію " Застосувати фільтр також до попередніх розмов ".
Усі непрочитані на сьогодні повідомлення будуть заархівовані, а номер, який показує електронні листи, які потрібно прочитати, буде скинутий.
Нарешті, відкрийте налаштування Gmail, натиснувши кнопку шестерні у верхньому правому куті, перейдіть до розділу Фільтри та видаліть новостворений фільтр (щоб запобігти автоматичному архівуванню наступних вхідних повідомлень).
Створюючи фільтри повідомлень електронної пошти, можна переконатися, що електронні листи з чітко визначених адрес автоматично архівуються, залишаючи їх навіть нечитаними.
Ви також можете архівувати всі повідомлення, прочитані та непрочитані, отримані до певної дати .
Для цього знайдіть у: папку "Вхідні" до: 2016/12/31 (у цьому прикладі я хочу архівувати всі повідомлення, отримані до 31 грудня 2016 року), потім натисніть кнопку Створити фільтр для цього пошуку та виберіть дію Ігнорувати вхідні (Архів) ), з можливістю застосувати фільтр до всіх розмов.
Надалі, щоразу, коли ви отримуватимете повідомлення, яке вам не потрібно читати (наприклад, повідомлення від Facebook, Amazon чи інших програм), не видаляючи його, ви можете подати його безпосередньо.
Щоб архівувати електронну пошту в Gmail, просто виберіть її зі списку, а потім натисніть кнопку Архів вгорі, щоб зникнути з папки "Вхідні".
Дію з архівування повідомлень можна прискорити на ПК, вибравши електронну пошту та натиснувши клавішу E на клавіатурі.
У Gmail для Android ви можете перейти в Меню> Налаштування> Загальні налаштування> Дія за замовчуванням Gmail і вибрати Файл (замість Видалити.
Таким чином просто проведіть повідомлення вліво або вправо, щоб його архівувати, не видаляючи.
Також у Gmail для iPhone та iPad ви можете використовувати кнопку «Архів» після вибору вхідних повідомлень.
Якщо ви випадково заархівували повідомлення, ви можете легко повернути його у свою папку "Вхідні", шукаючи його зі списку Усі повідомлення, вибираючи його та використовуючи клавішу, щоб перемістити його у папку "Вхідні" .
