Коли папка "Вхідні" починає бути численною, щоб відрізнити важливі електронні листи від рекламних, комерційних, від бюлетенів або сповіщень у Facebook, необхідно створити певну організацію. Незалежно від служби електронної пошти, якою ви користуєтесь, одним із основних кроків є присвоєння міток усім повідомленням, щоб збирати їх за категоріями важливості.
Тож ми побачили, як замовляти електронні листи в Gmail, створюючи фільтри, мітки та псевдоніми, щоб ви могли автоматично класифікувати повідомлення та мати можливість їх читати на основі відправника, залежно від теми чи типу повідомлення.
На додаток до цієї основної роботи, ви можете ще вдосконалити управління електронною поштою завдяки численним розширенням для Gmail, які змінюють її зовнішній вигляд та функціонування.
Серед них є одна, яку дійсно варто спробувати використовувати професійну та безкоштовну систему класифікації електронної пошти (принаймні поки що): Сортувати
Sortd можна встановити як розширення для браузера Google Chrome, подавши запит на запрошення на веб-сайті програми.
Запрошення надходить негайно, тому просто вкажіть свою електронну адресу, щоб отримати код активації.
Після активації розширення ви можете пройти екскурсію та розпочати класифікацію електронних листів відповідно до персоналізованих критеріїв .
Інтерфейс Gmail із сортуванням розділений на два розділи: збоку повідомлень, в центрі замість них 4 спочатку порожні стовпці, в які можна переміщувати повідомлення мишкою.
У стовпцях за замовчуванням є: що робити, що слід виконати, список 1 та список 2.
Кожне з цих назв можна змінити для легшого розпізнавання, натискаючи стрілку вниз поруч із кожним заголовком.
Під кожним стовпцем можна додавати завдання або переміщувати електронні листи, класифікуючи їх як завдання чи завдання.
Кожне повідомлення, додане під одним із стовпців, може бути позначене як закінчене заняття або як діяльність, яку потрібно здійснити, його можна виділити кольором для зручного розпізнавання, його можна змінити в заголовку або видалити.
Потім ви можете переупорядкувати та упорядкувати електронні листи, додати нові елементи вручну, згрупувати електронні листи в одну діяльність та додати нові списки.
Клацнувши по електронній пошті з його заголовка в лівій частині екрана, в центрі відкриється повне повідомлення.
У верхньому правому куті ви помітите кілька кнопок, доданих сортуванням, включаючи ті, які створюють діяльність, яку потрібно робити і запам’ятовувати, і ту, яку потрібно відкласти, тобто знову отримати це повідомлення електронною поштою, як через кілька годин чи днів.
Клацнувши натомість на електронному листі, доданому під одним із стовпців Сортування, повідомлення відкривається з кількома іншими параметрами, включаючи можливість додавання приміток та нагадувань із повідомленням .
З інтерфейсу Сортування всі папки Gmail видно, натиснувши стрілку вниз поруч із заголовком Вхідних зліва вгорі.
Автоматичні фільтри Gmail можна вибрати натисканням кнопок безпосередньо під полем пошуку.
Якщо ви хочете швидко повернутися до класичного інтерфейсу Gmail, просто натисніть клавішу Gmail, розташовану праворуч, кольоровою червоною.
У класичному режимі відображення Gmail сортування займає лише стовпець праворуч і дозволяє класифікувати повідомлення таким же чином, перетягуючи.
Щоб ефективно використовувати сортування та класифікувати отримані електронні листи, ви можете дотримуватися цього довідкового дзеркала:
- Створіть завдання із заголовком «сьогодні» і щоранку переміщуйте важливі електронні листи всередину.
- Аналогічно створіть завдання із заголовком "Пізніше" та перемістіть електронні листи, які можуть почекати всередині нього, також записуючи дату, на яку потрібно вирішити це завдання.
Завдання з назвою "Завдання" корисно для класифікації електронних листів з діями, які потрібно виконувати, але не термін.
- Завдання "Готово" згрупувати електронні листи та додаткові дії, які ми можемо вважати завершеними.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Вхідну скриньку можна використовувати замість Gmail для управління поштою
