В офісній роботі може статися, що вам доведеться керувати даними (щомісячні доходи та витрати, звіти про роботу тощо), і тому вам доведеться керувати великою кількістю цифр, з яких витягати стовпчик із розрахунками, які виконуються повністю автоматично. Існує спосіб прискорити роботу, і він називається зведеною таблицею : завдяки цій функціональності ми зможемо прискорити обчислення, вставивши їх у точну та запрограмовану таблицю, в якій нам залишиться лише переконатися, що ми вводимо дані правильно (електронна таблиця зробить це решта, автоматично застосовуючи необхідні формули до рядків і стовпців, що містять числа). Якщо ми не знаємо, як створити зведену таблицю, в цьому посібнику ми покажемо вам кроки, які слід виконати як в Microsoft Excel (включений в Office), так і в LibreOffice ; в останньому випадку ми можемо створювати зведені таблиці, не витрачаючи нічого на придбання ліцензії.
ЧИТАТИ ТАКОЖ -> Як скласти таблицю в Excel
Перш ніж продовжувати, важливо зазначити, що для того, щоб зведена таблиця була створена без проблем, ми повинні вводити дані в електронну таблицю точно і скрупульозно : заголовки повинні бути присутніми у верхній частині кожного стовпця та рядка, вони не повинні порожні рядки повинні бути присутніми, а введені дані повинні бути максимально однорідними (наприклад, у стовпці обчислення нам потрібно лише вставити цифри, якщо ми хочемо, щоб таблиця працювала). Дотримуючись цих простих правил, створити зведену таблицю за допомогою Microsoft Excel стане дуже просто та швидко.
Як створити зведену таблицю в Microsoft Excel
Excel, безсумнівно, одна з найбільш використовуваних програм для створення зведених таблиць. Якщо в нашій системі встановлений пакет Office, ми відкриваємо меню «Пуск» внизу зліва і набираємо клавіатуру Excel, щоб ми могли відкрити програму.
Після запуску ми натискаємо на порожню робочу книжку, щоб відкрити нову електронну таблицю. Тепер ми можемо вставляти дані, які нам доводиться обробляти в різних полях, переконуючись упорядкувати їх по порядку за стовпцями та рядками (таким чином полегшуючи роботу при створенні таблиці).
Після введення всіх даних виберіть їх, перетягнувши мишу (утримуючи першу клітинку, натиснуту у верхньому лівому куті та перемістивши мишу), потім натисніть на меню Вставити у верхній частині та підтвердіть на кнопці PivotTable, присутній у верхньому лівому куті.
Відкриється вікно підтвердження, в якому потрібно підтвердити вже вибрані інтервали та вибрати, де генерувати остаточний звіт; у більшості випадків просто натисніть кнопку ОК, не торкаючись нічого іншого. Дані зникнуть, щоб створити шлях для попереджувального повідомлення та бічної панелі праворуч.
Щоб почати складати таблицю, клацніть на полях, що знаходяться безпосередньо під панеллю пошуку, щоб увімкнути різні поля (які відповідатимуть іменам стовпців, вставлених як заголовок), а потім впорядкуйте їх, перетягнувши їх у сектори під заголовком. Перетягніть поля в області нижче,
В основному програма автоматично підсумовує введені числові поля, але якщо ми хотіли змінити формулу або математичну операцію, яку слід застосувати, просто перейдіть до правої нижньої частини поля Значення, натисніть на одне з доступних числових полів (у нашому випадку ми будемо використовувати Поле введення ) та виберіть пункт Налаштування поля Значення . З цього вікна ми можемо вибрати математичну операцію, яка буде застосована до всіх даних, введених у таблицю: ми можемо виконати середнє, вставити максимальне і мінімальне значення, відняти і т.д.
Після завершення конфігурації просто натисніть кнопку ОК ; якщо ми добре виконали всі кроки, ми побачимо зведену таблицю з усіма даними, і новий рядок із автоматично застосованими сумами з’явиться в електронній таблиці (також ми можемо знайти результат формули, яку ми обрали застосувати).
Щоб змінити інші параметри щойно створеної зведеної таблиці, просто клацніть правою кнопкою миші будь-де в таблиці та виберіть пункт Параметри зведеної таблиці .
Як створити зведену таблицю на LibreOffice Calc
Ми хочемо створити зведену таблицю в домашніх умовах, але у нас немає ліцензії на Microsoft Office "> LibreOffice, яка має гарну таблицю всередині набору.
Якщо ми цього ще не зробили, завантажте інсталятор LibreOffice на наш ПК (цей набір доступний як для Windows, так і для Mac, а також інтегрований у переважну більшість дистрибутивів GNU / Linux). Після завантаження встановіть його без побоювання, оскільки установка протікає без особливих труднощів або дивних вікон, які слід врахувати (ми також завжди можемо натиснути Далі, щоб прискорити роботу). Встановивши набір в Windows, ми натискаємо внизу ліворуч у меню «Пуск» і вводимо Calc, щоб ми могли відкрити відповідний результат пошуку, тобто LibreOffice Calc .
Ми опинимось перед повноцінною електронною таблицею: тому ми починаємо вставляти дані, які становлять нашу зведену таблицю, як уже видно в частині, що стосується Excel. В кінці введення даних ми вибираємо всі поля з числовими значеннями та заголовками (за допомогою перетягування миші для створення виділення) та натискаємо на кнопку Вставити зведену таблицю у верхній частині, присутній на панелі функцій.
З'явиться вікно підтвердження: ми натискаємо кнопку ОК тощо показати нове вікно для налаштувань зведеної таблиці.
У вікні ми переміщуємо доступні поля праворуч (у нашому випадку " Місяць", " Доходи та витрати" ) в один із секторів у центрі або зліва, зокрема ми вставляємо поля, що містять цифри в секторі Поля даних та поля, які містять назви або претензії в секторі Поля рядків або поля стовпців . Коли ми готові, натискаємо ОК, щоб створити зведену таблицю.
В основному програма дозволяє зробити суму, але якщо ми хотіли змінити математичну операцію, яку слід виконати, ми повинні натиснути кнопку Функції, яка присутня на тонкій смужці, що з’являється в правій частині програми.
Ми можемо негайно використовувати ті, що вже вказані всередині, або натиснути на нещодавно використане спадне меню та вибрати всі або одну з категорій функцій, інтегрованих у Calc.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ -> Як скласти таблицю в Word
