Microsoft Outlook - найпопулярніша і найвідоміша у світі програма для управління електронною поштою на вашому комп’ютері, навіть якщо це програма, що входить до пакету Office. Перспективи є життєво важливими для багатьох організацій, не тільки завдяки своїм очевидним можливостям управління електронною поштою, але й для календаря, завдань та функцій адресної книги.
Для компаній зручністю є підключення Outlook до сервера Exchange, щоб усі могли поділитися однією і тією ж адресною книгою та календарями, стаючи прекрасним інструментом для співпраці на корпоративному рівні.
Для домашнього використання Outlook в основному використовується для завантаження пошти на ваш ПК та зберігання за межами Інтернету, але хоча більшість людей, звичайно, не використовують сервер Exchange вдома і, ймовірно, навіть не знають, що це таке. функції, функції Outlook роблять його потужним інструментом управління активністю також для особистого та непрофесійного використання, для читання електронних листів, дотримання зустрічей, організації адресних книг та багато іншого.
У цьому посібнику ми робимо стислий і концентрований курс щодо використання Microsoft Outlook (з його останньою версією, Outlook 2013 ), щоб дізнатися його основні функції та налаштувати його для кожного облікового запису електронної пошти .
Кожен, у кого є програми Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint тощо), також є Outlook на комп'ютері і може відкрити його для першого доступу.
Будучи продуктом серії Office, ви знайдете знайомий інтерфейс, трохи схожий на Word, навіть якщо він обслуговує зовсім іншу річ.
Типовим виглядом Outlook є папка "Вхідні", вгорі - стрічка стрічки, прихована для економії місця на екрані.
Щоб швидко побачити та приховати стрічку, просто натисніть клавіші CTRL - F1 .
Ви можете заблокувати смужку, натиснувши на палець пальця, яка служить для її фіксації та не приховувати її більше.
Стрічка стрічки дозволяє дуже легко знаходити кнопки для активації функцій та використання програмних інструментів.
На вкладці Домашня сторінка є різні кнопки залежно від режиму та екрану, на якому ви перебуваєте.
На головному екрані є параметри пошти.
Уздовж лівого краю Outlook є папки, а внизу цієї панелі - режими Outlook: Вхідні, Календар, Люди, Завдання тощо.
Натиснувши на стрілку вгорі панелі навігації, вона розширюється на панелі, щоб побачити структуру папок облікового запису електронної пошти.
Клацніть на три точки, щоб отримати доступ до додаткових режимів Outlook: Примітки, папки та ярлики Outlook.
З "Параметри навігації" ви можете змінити порядок появи різних елементів та відключити компактну навігацію, якщо ви використовуєте великий монітор.
Вкладка " Надіслати / Отримати" спеціально стосується функцій папки "Вхідні", але також з'являється в інших режимах (календар, завдання тощо), навіть якщо вони не матимуть однакового функціоналу.
Залежно від типу поштового протоколу, який ви використовуєте (IMAP або POP), ви можете або не матимете можливості завантажувати лише заголовки повідомлень, відзначати або скасувати вибір для завантажуваних повідомлень та інші функції (які доступні лише за допомогою Протокол IMAP, завжди рекомендується)
Вкладка папок дозволяє керувати папками у вашому обліковому записі пошти, створювати нові, вибирати правила автоматичного архівування старих листів та інші властивості.
У календарному режимі папок немає, тому з цього меню календарі можна скопіювати або перемістити.
Структура папок має важливе значення для керування поштою та збереження її в порядку, щоб не пропускати важливі повідомлення та легше знаходити пошту.
В іншій статті ми побачили, як створити правила та поштові фільтри в Microsoft Outlook для організації пошти в папки .
Параметри відображення містять основні функції для приховування або показу деякої інформації та елементів інтерфейсу Outlook, серед яких також є нагадування .
У календарному режимі можна змінити спосіб бачення днів, переглядаючи щомісячний, тижневий або щоденний перегляд та колір.
Параметри стрічки стрічки, як було сказано вище, змінюються залежно від місця, де ви знаходитесь.
Якщо ви пишете нову пошту, ви знайдете всі кнопки для форматування тексту, додавання вкладених файлів, зображень, міток тощо.
Вкладка " Вставка" присутня в кожному розділі Outlook і дозволяє змінювати вміст повідомлень, заходів, подій у календарі.
У випадку повідомлень електронної пошти є кнопка Опції, де вибираються тема, кольори, шрифти та ефекти, CCN (копія копії, яка використовується для приховування одержувачів електронної пошти) та запит на підтвердження читання електронної пошти.
Вкладка «Перегляд» містить функції автоматичного виправлення орфографії та граматики, корисні для помилок при написанні електронних листів.
Ви також можете перекладати надіслані повідомлення іншими мовами.
Тепер перейдемо до налаштування акаунта електронної пошти, який може бути автоматичним або ручним
Перший раз, коли ви запускаєте Outlook, вас попросять створити обліковий запис, який ви також можете пропустити спочатку та додати пізніше.
Насправді, ви можете використовувати Outlook без облікового запису в режимі календаря, завдань та приміток.
Однак, оскільки це програма, призначена головним чином для управління електронною поштою, варто негайно додати обліковий запис, спробувавши автоматичну конфігурацію, де потрібно просто ввести ім’я користувача та пароль, які ви використовуєте для доступу до своєї поштової скриньки.
Якщо автоматична конфігурація не працює (вона, безумовно, працює з адресами Hotmail та Outlook.com, але, як кажуть, не працює з іншими постачальниками), потрібно перейти до налаштування вручну .
Щоб додати обліковий запис у Outlook, потрібно перейти на вкладку « Файл » у стрічці та дотримуватися процедури налаштування вручну.
У ручній конфігурації перший вибір - використання облікового запису POP або IMAP (або облікового запису Exchange, якщо ви налаштовуєте Outlook в офісі)
Ми вже бачили в іншій статті відмінності між IMAP та POP, які, синтетично, такі:
- Протокол POP або Post Office - найдавніший протокол, який використовується для завантаження пошти на комп'ютер.
- Натомість IMAP дозволяє скопіювати структуру папок веб-пошти та синхронізувати повідомлення, не змушуючи їх зникати з поштового сервера, з можливістю завантажувати лише заголовки повідомлень, не заповнюючи комп’ютер тисячами електронних листів та вкладень.
Якщо можливо, завжди вибирайте IMAP.
Ви можете звернутися до посібника про те, як додати обліковий запис Yahoo Mail до Outlook, змінивши параметри відповідно до вашого постачальника пошти.
В іншій статті я також пояснив крок за кроком, як налаштувати Microsoft Outlook за допомогою GMail для отримання та відправлення пошти з ПК.
В Outlook ви можете додавати та керувати якомога більше облікових записів електронної пошти .
Якщо ви використовуєте кілька облікових записів електронної пошти, таких як один особистий та один для роботи, клієнт електронної пошти, такий як Outlook, дійсно може змінити ситуацію та дозволяє вам пов’язати зустрічі та заходи календаря, щоб керувати своїм життям способом. повний.
Після додавання двох облікових записів ви можете вибрати обліковий запис, який ви хочете налаштувати, із випадаючого вибору вгорі сторінки Інформація про обліковий запис на вкладці Файл .
З " Налаштування облікового запису " ви можете створити новий обліковий запис, відремонтувати вже доданий, видалити його, встановити улюблений та змінити інші налаштування.
Управління адресною книгою та додавання контактів у Outlook
Щоб керувати контактами вашої адресної книги, відкрийте режим «Люди» на вкладці «Головна» та додайте адреси та інші деталі з головного інтерфейсу.
Практично напевно, проте, вам доведеться імпортувати адресну книгу з Google, Yahoo або будь-якого іншого облікового запису, який ви використовуєте.
Потім вам потрібно буде експортувати контакти з цієї адресної книги, а потім імпортувати їх у Outlook.
Зазвичай це було б легкою роботою, якби для кожного облікового запису не використовувалися власні формати і могли виникнути ускладнення.
Найпростіший спосіб - це синхронізувати свою адресну книгу між Gmail та Outlook та імпортувати контакти.
В іншому випадку вам доведеться використовувати vCards, як пояснено в посібнику щодо імпорту файлів vCard (vcf) у контакти Windows та в Microsoft Outlook.
Для вивчення більш досконалих функцій Microsoft Outlook ми бачили в інших статтях:
- Якщо у вас є кілька комп’ютерів, з яких можна звертатися по електронній пошті, але ви не можете використовувати сервер Exchange, в іншій статті ми побачили, як синхронізувати Microsoft Outlook на кількох комп'ютерах .
- Вимкнути відповідь усім та переслати електронну пошту на повідомлення, надіслані Outlook
- Затримка електронного листа для запланованого надсилання
- Як відкласти електронний лист для запланованої надсилання
Нарешті, якщо у вас немає Outlook, а ви шукаєте подібну безкоштовну програму, ви можете переглянути список найкращих альтернативних клієнтів електронної пошти Microsoft Outlook для читання пошти з вашого ПК
