Робота та запис у Word (або еквівалентних програмах, таких як LibreOffice Writer або Google Docs) означає вирішення всіх проблем та труднощів із форматуванням тексту. Написати документ на комп’ютері досить просто, але форматування тексту або зміна способу його подання, паразитування, розрив сторінки, поля тощо можуть стати неприємними, якщо ви не знаєте основ.
у кожного виникне проблема бачити порожні сторінки посередині документа, не мати змоги розділити глави, побачити, що друк відрізняється від того, що ви бачите на екрані.
Ви можете багато вдосконалити під час складання документів за допомогою Microsoft Word та максимально обмежити помилки та без розуму дізнатися, як працює форматування тексту у Word та які інструменти доступні для управління ним .
Інструкції в цій статті базуються на Word 2010, але повинні працювати з попередніми та пізнішими версіями Word, якщо не зазначено інше.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Використовуйте Microsoft Word професійно та швидко за допомогою 5 корисних функцій
1) Три рівні форматування в Microsoft Word
Перший трюк для форматування документа в Word - це зрозуміти, як Word інтерпретує форматування тексту.
Людський розум вважає, що документ складається із слів, які утворюють речення, речення, які утворюють абзаци, параграфи, що складають сторінки тощо.
Однак для Word кожен документ складається з трьох основних рівнів:
- Розділи : кожен документ Word має один або кілька розділів.
- Абзаци : У кожному розділі є один або кілька абзаців.
- Символи : кожен абзац містить один або більше символів.
Word здається можливим застосувати форматування до всього документа або певних сторінок документа, але насправді кожне правило завжди застосовується до одного з цих трьох рівнів, а не до всього документа.
2) Дивіться приховані символи
Щоб навчитися форматувати текст у Microsoft Word та працювати зі стилями, ви завжди повинні зберігати приховані символи, принаймні, поки ви не станете настільки гарними, щоб "побачити їх", навіть якщо їх не видно оку.
На головній панелі інструментів натисніть кнопку із символом ¶, щоб побачити недруковані та приховані символи, які є символами структури документа.
Аркуш тепер буде розмазаний крапками з боків і ¶ в кінці кожного рядка, що закінчується крапкою.
У Word кожна кнопка, яку ви натискаєте на клавіатурі, є символом, але видно лише літери, цифри та розділові знаки.
За допомогою параметра Показати приховані символи, спробуйте натиснути клавішу Enter, Tab та пробіл, щоб зрозуміти, що вони також інтерпретуються як символи, а не для друку.
Під час копіювання та вставлення в текст ці символи також копіюються.
Бути трохи некрасивим можна побачити всі ці дивні символи навколо тексту, але вам доведеться звикати до нього, щоб перевірити форматування.
Повторне натискання клавіші always завжди можна відключити приховані символи.
Ви можете точно керувати, які символи бачити та ховати, перейшовши до Файл -> Параметри -> Відображення .
Єдине, чого ви не бачите, - це розриви розділів у документі, які видно лише під час переходу до перегляду проектів (меню Перегляд -> Структура ).
3) Перевірте розділи
Розділи контролюють весь потік документа.
Усі документи Microsoft Word починаються з одного розділу, який змінюється, коли додаються наступні зміни:
- Введено ручний розрив розділу.
Ви можете створити новий розділ вручну, вставивши перерву розділу (у меню " Макет меню -> Перерви" )
Існує два типи розривів розділів: один, який ламає текст на сторінці, інший, який продовжує писати на тій самій сторінці, де вставлена перерва.
У Word також є непарні і парні розриви сторінок.
- Змінено форматування певних сторінок.
Пам'ятайте, що Word не бачить сторінки, а лише розділи.
Коли ви змінюєте форматування певної сторінки або діапазону сторінок, Word створює новий розділ для них, автоматично вставляючи перерву розділу вище та знизу.
Будь-які зміни форматування на рівні сторінки застосовуються до всього розділу.
Розділи можуть насправді звести вас з розуму, якщо ви насправді не розумієте, як ними керувати та якими вони є, особливо тому, що для їх управління потрібно використовувати Дизайн дизайну.
Типова помилка початківця полягає в переході на написання на наступній сторінці, не перериваючи сторінку, натискаючи клавішу Enter.
4) Використовуйте абзаци
Абзац, мабуть, є найважливішим елементом документа Microsoft Word.
Успіх у форматуванні тексту все залежить від розуміння того, як він працює.
Абзац - це фраза, яка закінчується загортанням, а потім використанням. а потім натисніть клавішу Enter.
У Word абзац позначається знаком ¶
Знак абзацу є важливим та особливим символом, оскільки він розповідає нам усе про структуру тексту.
Перегляд ¶ дозволяє нам уникнути помилок, таких як перехід на наступну сторінку натисканням клавіші Enter кілька разів або втратою форматування в копії та вставці.
Це відбувається тому, що символ ¶ також не копіюється.
Щоб писати на Word, важливо бачити цих символів і завжди знати, де закінчується речення.
5) Використовуйте стилі для організації та застосування форматування
Один із стилів - це збір інформації про форматування, яку можна застосувати одразу до фрагмента тексту.
Стилі корисні для застосування однакового форматування в документі.
Домашнє меню Word дозволяє вибирати деякі заздалегідь задані стилі, які бувають двох типів: стилі абзацу та стилі символів.
Швидкі стилі доступні зі спадного меню на головній панелі.
- Стилі абзаців включають форматування, яке застосовується до цілого абзацу (таблиці, інтервал між рядками, межі та відступи), а також форматування символів (тип шрифту, розмір, колір).
Стилі абзацу позначаються знаком ¶.
- Стилі символів містять інформацію лише про форматування вибраних символів у межах абзацу.
Стилі символів включають лише форматування символів, букв та цифр.
Якщо ви застосовуєте стиль символу в абзаці, він змінює стиль абзацу.
Ви можете редагувати існуючі стилі, але найкраще залишити їх там, де вони є, і створити свій власний, якщо ви хочете мати цей елемент управління.
У нових варіантах створення стилів краще додати його до меню швидких стилів, але не активувати параметр автоматичного оновлення.
Для отримання єдиного документа краще використовувати той же стиль автоматично для наступного пункту.
Для заголовків чи підписів краще використовувати різні стилі.
Усі основні стилі в Word повністю пояснені в посібнику з італійського офісу на цій сторінці.
6) Спершу підготуйте документ
Немає нічого більш страшного, ніж намагатися вирішити проблеми з розділами в Word або вирішити проблему зі стилями готового документа.
Найкращий спосіб написати на Word - це зробити, не турбуючись про форматування, а потім, закінчивши, відкрити новий документ, правильно підготувати його та скопіювати текст зі старого в новий, вставивши його як неформатований текст.
Інша стаття повідомляє про програму для вставки скопійованого тексту без форматування.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Будьте в курсі електронних таблиць у 4 кроки (Excel, LibreOffice та Google Drive)
