Деякий час тому інженер Google вирішив самостійно працювати над новим проектом електронної пошти, звернувшись за допомогою до користувача, який поскаржився на те, що витратив занадто багато часу на пошук повідомлень у вікні електронної пошти. 1 квітня 2004 року, майже випадково і завдяки автономній ініціативі, рівно 10 років тому народився Gmail, який на сьогодні є найпопулярнішим сервісом електронної пошти в світі. Незважаючи на те, що минуло 15 років від дня народження Gmail та ще багато років з моменту народження електронної пошти, багато людей продовжують використовувати електронну пошту та Gmail неправильно .
Ось 10 видів помилок, які ми всі зробили, але яких, натомість, слід уникати або, у будь-якому випадку, мінімізувати до максимуму.
1) Створіть багато чернеток
Після натискання кнопки Написати в Gmail відкриється вікно складання повідомлень.
Якщо ви щось пишете, а потім натискаєте кнопку закриття, ви зберігаєте це повідомлення у чернетках.
Це може використовуватися для того, щоб мати якийсь блокнот, в який можна зберігати списки справ, але, швидше за все, він буде заповнений непотрібними і частковими повідомленнями, які ніколи не надсилаються.
Усі, хто користується Gmail, знайдуть сотні порожніх і непотрібних повідомлень, які можна видалити в Чернетках.
2) Видаліть повідомлення, щоб зберегти чисту поштову скриньку без непрочитаних повідомлень
Колись, коли електронні листи були обмежені наявним простором, було сенс видалити повідомлення, які більше не потрібні. Однак сьогодні, оскільки тут є весь простір і оскільки повідомлення різного роду надходять щодня, видаляти їх не зручно, а краще організувати їх у папки або мітки за допомогою фільтрів. Ви можете відфільтрувати електронні листи, щоб вони не відображалися в головному розділі, або ви можете архівувати повідомлення, щоб видалити їх із папки "Вхідні", не видаляючи їх.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Замовте папку "Вхідні" з фільтрами та псевдонімами в Gmail для управління отриманими електронними листами
3) Позначте все як "прочитане"
Що стосується попереднього пункту, в Gmail не зручно позначати все як прочитане, щоб зробити замовлення, ви можете залишити їх непрочитаними, але організувати їх у різні папки.
Помилка - позначити повідомлення прочитаними, думаючи, що ми повернемося до них пізніше. Також майте на увазі, що лише повідомлення, які також надходять у папку "Вхідні", програмами сповіщень та мобільними додатками вважаються непрочитаними, решта ігноруються.
Але вона повністю забута.
4) Занадто багато непрочитаних електронних листів
Виходячи з попереднього пункту, в основній поштовій скриньці з’являється помилка непрочитаних повідомлень.
ВИДАЙТЕ ТАКОЖ: Переглядайте лише непрочитані повідомлення в Gmail із швидким посиланням
5) Надішліть собі електронний лист, щоб зберігати файли чи нотатки .
Раніше я також використовував Gmail як простір для зберігання документів, файлів або вкладених файлів, надсилаючи мені повідомлення самостійно.
Gmail був першою службою електронної пошти, яка безкоштовно надала величезний об'єм ГБ для файлів, тому нормально було використовувати весь цей простір (це сказано 10 років тому) так, ніби це хмарний диск.
В останні роки, акцентуючи увагу на справжніх хмарних сервісах, цього методу роботи необхідно уникати.
Краще мати такий додаток, як Onenote або Evernote або Dropbox, Google Drive та Onedrive для великих файлів.
вам доведеться надсилати собі електронні листи документів, посилання та вкладення, які ви хочете зберегти. Але іноді це просто здається простішим, ніж надсилати електронний лист, адже тоді він буде у вашій вхідній пошті назавжди.
6) Перебільшуйте з мітками та папками
Gmail підтримує вкладені мітки. Створення міток корисно для організації електронних листів, подібних або одних і тих же відправників. Важливо те, що їх не так вже й багато, і всі вони відображаються у списку праворуч без прокрутки, інакше ми можемо забути про багато категорій та багато отриманих повідомлень.
7) Зробіть помилку між Відповідь і Відповідь для всіх
Іноді ви натискаєте кнопку " Відповісти " у груповому повідомленні, щоб поділитися думкою, яку отримає лише людина, яка надіслала останню відповідь. Інший раз ви натискаєте на Reply All, коли ви насправді хотіли написати приватну відповідь.
Щоб уникнути цього типу помилок, у Gmail є дві дуже важливі та важливі функції:
- Використовуйте функцію скасування неправильного електронного листа
- Покладіть Відповісти всіх як поведінку за замовчуванням на кнопку Відповісти, щоб швидко надіслати електронну пошту групі контактів
8) Відповідь на електронні листи, не змінюючи тему
Дискусії електронною поштою часто закінчуються темою.
Якщо це важливі електронні листи, відповідаючи на електронний лист, перевірте, чи доречно змінити тему, а не зберігати старий від першого електронного листа.
9) Думаючи, що Gmail не можна використовувати офлайн
Незважаючи на обмежені функції, ви також можете відкрити Gmail як офлайн-програму, коли у вас немає підключення до Інтернету.
10) Не використовуйте розширені пошукові оператори
Метою Gmail з моменту її створення було надання сервісу електронної пошти, який був легким для пошуку.
З цієї причини пошук у Gmail є дуже потужним, кращим, ніж будь-який інший аналогічний сервіс, тільки що вам потрібно знати операторів та команди, щоб ним користуватися.
Ще одна стаття пояснює найбільш корисні оператори розширеного пошуку в Gmail .
ЧИТАТИ ТАКОЖ: Загальний посібник по Gmail
