Набір Microsoft Office складається з двох найбільш використовуваних програм у світі, в чомусь схожих: Access і Excel .
Спочатку Excel є більш поверхневим, простішим у використанні та більш безпосереднім, з електронною таблицею, яку потрібно заповнити цифрами чи значеннями, які можна автоматично врахувати.
Натомість доступ на початку є більш складним, навіть якщо, зрозумівши основи, він пропонує можливість створити маску, яка є налаштованим графічним інтерфейсом, щоб вставити значення в комірки, що стає набагато зручнішим та зручнішим для користувачів.
Обидва - це програми для роботи та навчання для управління даними, і можна було б запитати, яка з двох краща, а для яких потреб - краще віддати перевагу одній іншій.
Коротше кажучи, Excel - це інструмент аналізу даних для здійснення математичних обчислень та статистичних порівнянь, який також може бути представлений у вигляді графіків, простих для обміну.
Access, з іншого боку, - це програма управління даними, справжній менеджер баз даних, який може використовуватися декількома користувачами одночасно, корисний для фільтрації значень, відображення їх структуровано та автоматизації певних операцій та подій.
Excel досконалий в аналізі числових даних .
Крива навчання для використання Excel досить коротка, і вже навчившись використовувати деякі основні функції, такі як зведені таблиці, ви можете відразу виконати багато операцій.
Останні версії потім повні попередньо упакованими моделями, які лише будуть завершені.
Excel - чудовий інструмент, коли можна використовувати дві або три електронні таблиці, натомість стає незручнішим, якщо збільшується розмір бази даних.
Підтримувати електронну таблицю Excel з тисячами, якщо не десятками тисяч записів стає справді складніше, а з розвитком даних виникає ризик помилок при оновленні формул, графіків та макросів.
В інших статтях про Excel:
- Як використовувати електронні таблиці Excel
- 4 операції, які потрібно знати під час роботи з Word та Excel
- Кращі шаблони Excel, які можна безкоштовно завантажити для фінансових та комерційних операцій .
Порівняно з Excel, який зосереджується на числових даних та послідовностях, Access - це справжнє цифрове архівне рішення для інформації, яку можна відкликати кілька разів у межах програми.
Крива навчання для Access довша, в тому сенсі, що для початку її використання потрібно вивчити хоча б основи та зрозуміти її термінологію.
Мабуть, найбільша різниця між Access і Excel - це метод збереження даних.
Доступ можна редагувати в будь-який час, і ви можете додавати додаткову інформацію, редагувати, видаляти або фільтрувати дані, не впливаючи на формули та таблиці.
Однак при використанні масивного набору даних в Excel існує ймовірність, що невелика зміна може зіпсувати всю таблицю.
Доступ йде на крок далі, ніж Excel, використовуючи списки пошуку та правила перевірки для окремих полів рівня рівня таблиці.
Референтна цілісність між таблицями, тобто їх посилання, постійно підтримується Access, що забезпечує значення кожної інформації.
Агрегація величезних баз даних в Access досить проста, що дозволяє негайно фільтрувати окрему інформацію, без зведених таблиць.
Щодо доступу, явно менш використовуваного, ніж Excel через його початкову складність, я раніше писав попереднє керівництво, засноване на Microsft Access, щоб зрозуміти, як він працює і для чого він використовується .
Тому немає кращої або гіршої програми, і обидва є прекрасними інструментами, які слід використовувати по черзі відповідно до потреб та роботи, яку потрібно виконати та підтримувати.
Excel дозволяє легко генерувати власні результати з дуже гнучким форматуванням та примітками, які ви можете легко додавати в будь-якому місці.
Однак якщо дані та зв’язки потрібно підтримувати з часом, електронні таблиці можуть стати дійсно обмежуючими, тому Access вступає в гру.
Гібридне рішення, в якому дані з бази даних експортуються або копіюються в Excel, безумовно, найкраще.
Програми інтегруються між собою, і можна імпортувати дані Access в Excel, і, навпаки, заповнювати Access за допомогою вже існуючих таблиць Excel (див. Посібник Microsoft).
Хоча Excel не є базою даних, вона все ще широко використовується для зберігання даних.
Однак Excel - це база даних з одним файлом, а не реляційна база даних, як Access, де дані різних таблиць пов'язані між собою і автоматично змінюються відповідно до певних подій.
Коли прості таблиці потребують перетворення в кілька пов'язаних таблиць даних, Access - це перший вибір.
Після того, як дані є в Access, ви можете додати кілька таблиць і об'єднати їх разом, створити запити або представлення даних, визначити структуру та типи даних.
Без сумніву, що Access - це багатофункціональний продукт, хоча перший вплив може здатися жахливим.
