Для всіх, кому потрібно створити рахунок-фактуру, щоб вимагати гроші за роботу в якості фрілансера або консультанта або для компанії, ми бачимо тут, як створити персональний рахунок-фактуру в Excel, простий, починаючи з білого аркуша, не використовуючи потім шаблон готовий.
Створення рахунку-фактури в Excel - це відносно проста робота, потрібно просто підготувати таблицю, встановити деякі правила, додати необхідну інформацію і потім, якщо ви хочете зробити більш технічну роботу, також додати деяку автоматизацію розрахунків. Очевидно, що можна використовувати вже підготовлений фахівцями шаблон рахунків-фактур, завантажити його та налаштувати його. Деякі моделі вже доступні в Excel, відкривши новий аркуш і перейдіть на вкладку Файл та шукайте рахунки-фактури в полі пошуку. Інші моделі доступні на спеціалізованому сайті «Безкоштовні рахунки-фактури» або на інших сайтах з моделями Excel, щоб завантажити безкоштовно .
Однак у цьому випадку ми переходимо до кроків створення простого рахунку-фактури в Excel з нуля (керівництво також працює з LibreOffice Calc ).
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: 10 безкоштовних програм виставлення рахунків та бухгалтерського обліку для самозайнятих та малих підприємств
Щоб зробити простий рахунок-фактура в Excel, потрібна інформація:
Тепер нам потрібно змінити розмір деяких стовпців і рядків, щоб мати більше місця для запису довшої інформації, наприклад описів об'єкта продажу. Щоб змінити розмір рядка або стовпця, натисніть на нього та перетягніть мишкою. За замовчуванням рядки встановлюються на висоту 20 пікселів, а стовпці - шириною 64 пікселів. Для оптимізованої конфігурації ви можете змінити розмір стовпців і рядків таким чином:
Рядок 1 повинен містити найменування продавця та слово "Рахунок-фактура". Додатковий простір дозволяє збільшити розмір шрифту цього заголовка, щоб мати кращу графічну візуалізацію, яка захоплює увагу одержувача. У колонці А міститься більшість найважливіших (і найдовших) відомостей у рахунку-фактурі: дані покупця та продавця, опис товару та спосіб оплати. У колонці B містяться дати. У стовпці С будемо записувати номер рахунку-фактури, дату рахунка-фактури, індивідуальну ціну кожного перерахованого товару та загальну належну суму.
У графі A, рядки 4, 5, 6 та 7 вводимо адресу (розділену на два рядки), номер телефону, номер ПДВ та податковий код
У рядках 4 та 5 стовпця B напишіть " ДАНІ: " та " НАНУЛЬНИЙ №: " жирним текстом та вирівняйте текст праворуч. У стовпцях 4 та 5 стовпця С - пробіли, куди потрібно вставити дату та номер рахунку-фактури.
Нарешті, для останньої частини основної інформації ми вставимо текст " Рахунок-фактура А: " (напівжирним шрифтом) у стовпчик А, рядок 9 . Рядки 10, 11, 12 і 13 можна використовувати для введення даних одержувача.
Потім приєднайте стовпці А та В у рядку 15 (виберіть дві клітинки, а потім натисніть кнопку Злиття у верхній частині), щоб написати назву для перелічених елементів, які можуть бути перелічені у стовпці А з рядка 16 до 30) дати втечі (колонка B, рядки 16-30). Після приєднання до стовпців A і B у рядку 15 наведіть на комірку рамку з усіх боків (використовуючи кнопку рамки у розділі Шрифт на вкладці Домашня сторінка ), можливо, також використовуючи світло-сірий колір заливки чи інший колір. Зробіть те ж саме і для клітини C15.
У першу клітинку рядка 15 напишіть ОПИС і вирівняйте текст по центру. У C15 напишіть PRICE, поставивши обидва жирним шрифтом для заголовка таблиці. Виділяємо пробіл від рядка 16 до рядка 30 стовпців А і В, щоб додати нижню межу. Осередки стовпця С від 16 до 29 можуть замість цього оточувати ліву та праву межу.
Виділіть клітинку C30, надайте їй межі навколо всієї комірки та градієнт кольору, щоб він виділявся. Зліва (потім B30) напишіть TOTAL і вирівняйте праворуч.
Це завершує структуру рахунків-фактур з можливістю додавання ще одного рядка залежно від кількості продуктів. що має виглядати так.
Аналогічно виділіть клітинки C16-30 та виберіть опцію " Валюта " для форматування цін у євро.
Щоб автоматично додати всі індивідуальні суми і зробити їх відображенням у створеній нами клітині " Всього ", виберіть комірку (C31 у цьому прикладі) та введіть таку формулу:
= СУММ (С16: С29)
Тепер заповнивши цінові поля, загальна комірка автоматично заповниться сумою .
Продовжуючи вставити текст " Спосіб оплати " в A34 або іншу інформацію залежно від того, що вам потрібно, наприклад, ввівши форми оплати, прийняті для оплати рахунку-фактури або виключення ПДВ або будь-які інші важливі примітки.
Праворуч від стовпчика цін ви можете додати стовпчик для обчислення загальної ціни з урахуванням ПДВ, поклавши в перший стовпець ціну без ПДВ чи оподаткування . Щоб додати 22% ПДВ, загальний стовпчик цін повинен мати таку формулу: = C16 * 1, 22 . Від нижнього правого кута витягніть вниз до загального, щоб продовжити формулу до інших комірок. Ви також можете додати стовпчик Е із вказаним на ньому ПДВ (22%), а потім скористатися формулою у колонці D типу: = C16 * E16 + C16 .
Для завершального штриху не забудьте додати подяку до нижнього рядка.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Безкоштовні та повні програми електронних рахунків-фактур
Створення рахунку-фактури в Excel - це відносно проста робота, потрібно просто підготувати таблицю, встановити деякі правила, додати необхідну інформацію і потім, якщо ви хочете зробити більш технічну роботу, також додати деяку автоматизацію розрахунків. Очевидно, що можна використовувати вже підготовлений фахівцями шаблон рахунків-фактур, завантажити його та налаштувати його. Деякі моделі вже доступні в Excel, відкривши новий аркуш і перейдіть на вкладку Файл та шукайте рахунки-фактури в полі пошуку. Інші моделі доступні на спеціалізованому сайті «Безкоштовні рахунки-фактури» або на інших сайтах з моделями Excel, щоб завантажити безкоштовно .
Однак у цьому випадку ми переходимо до кроків створення простого рахунку-фактури в Excel з нуля (керівництво також працює з LibreOffice Calc ).
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: 10 безкоштовних програм виставлення рахунків та бухгалтерського обліку для самозайнятих та малих підприємств
Щоб зробити простий рахунок-фактура в Excel, потрібна інформація:
- Деталі продавця
- ім'я
- Адреса та поштовий індекс
- Номер телефону
- ПДВ номер П
- Податковий кодекс
- Дані покупця
- ім'я
- Адреса та поштовий індекс
- ПДВ
- Податковий кодекс
- Дата рахунка-фактури
- Номер рахунка-фактури
- Опис послуги чи товару, що продається
- Ціна товару (одного товару чи послуги)
- Загальна належна сума
- Спосіб оплати
Підготуйте лист-фактуру за допомогою Excel
Потім відкрийте порожній аркуш Excel і негайно видаліть сітки, щоб мати чистий аркуш. Для цього перейдіть на вкладку " Макет сторінки" і зніміть прапорець "Сітка " у виборі "Перегляд".Тепер нам потрібно змінити розмір деяких стовпців і рядків, щоб мати більше місця для запису довшої інформації, наприклад описів об'єкта продажу. Щоб змінити розмір рядка або стовпця, натисніть на нього та перетягніть мишкою. За замовчуванням рядки встановлюються на висоту 20 пікселів, а стовпці - шириною 64 пікселів. Для оптимізованої конфігурації ви можете змінити розмір стовпців і рядків таким чином:
- Рядок 1: 45 пікселів
- Колонка А: 385 пікселів
- Стовпець B: 175 пікселів
- Стовпець С: 125 пікселів
Рядок 1 повинен містити найменування продавця та слово "Рахунок-фактура". Додатковий простір дозволяє збільшити розмір шрифту цього заголовка, щоб мати кращу графічну візуалізацію, яка захоплює увагу одержувача. У колонці А міститься більшість найважливіших (і найдовших) відомостей у рахунку-фактурі: дані покупця та продавця, опис товару та спосіб оплати. У колонці B містяться дати. У стовпці С будемо записувати номер рахунку-фактури, дату рахунка-фактури, індивідуальну ціну кожного перерахованого товару та загальну належну суму.
Попередня інформація про виставлення рахунків-фактур
У стовпці Рядок 1 введіть назву з більшим розміром шрифту (18 пт може піти) та підкресливши текст, щоб він був чіткішим. У колонці B рядок 1 напишіть "Рахунок-фактура", щоб негайно зробити, що це за документ. як розмір шрифту ви можете поставити 28pt, а як стиль написання, ми можемо зробити все це у верхньому регістрі і, можливо, змінивши колір на сірий.У графі A, рядки 4, 5, 6 та 7 вводимо адресу (розділену на два рядки), номер телефону, номер ПДВ та податковий код
У рядках 4 та 5 стовпця B напишіть " ДАНІ: " та " НАНУЛЬНИЙ №: " жирним текстом та вирівняйте текст праворуч. У стовпцях 4 та 5 стовпця С - пробіли, куди потрібно вставити дату та номер рахунку-фактури.
Нарешті, для останньої частини основної інформації ми вставимо текст " Рахунок-фактура А: " (напівжирним шрифтом) у стовпчик А, рядок 9 . Рядки 10, 11, 12 і 13 можна використовувати для введення даних одержувача.
Інформація про товар або послугу
Щоб додати рахунки та товари, що виставляють рахунки, нам потрібно додати ще кілька рядків до аркуша.Потім приєднайте стовпці А та В у рядку 15 (виберіть дві клітинки, а потім натисніть кнопку Злиття у верхній частині), щоб написати назву для перелічених елементів, які можуть бути перелічені у стовпці А з рядка 16 до 30) дати втечі (колонка B, рядки 16-30). Після приєднання до стовпців A і B у рядку 15 наведіть на комірку рамку з усіх боків (використовуючи кнопку рамки у розділі Шрифт на вкладці Домашня сторінка ), можливо, також використовуючи світло-сірий колір заливки чи інший колір. Зробіть те ж саме і для клітини C15.
У першу клітинку рядка 15 напишіть ОПИС і вирівняйте текст по центру. У C15 напишіть PRICE, поставивши обидва жирним шрифтом для заголовка таблиці. Виділяємо пробіл від рядка 16 до рядка 30 стовпців А і В, щоб додати нижню межу. Осередки стовпця С від 16 до 29 можуть замість цього оточувати ліву та праву межу.
Виділіть клітинку C30, надайте їй межі навколо всієї комірки та градієнт кольору, щоб він виділявся. Зліва (потім B30) напишіть TOTAL і вирівняйте праворуч.
Це завершує структуру рахунків-фактур з можливістю додавання ще одного рядка залежно від кількості продуктів. що має виглядати так.
Правила, формули та автоматизми
Якщо дати записуються у стовпчик B, рядки 16-29, виберіть ці клітинки та натисніть на поле " Формат чисел " у розділі " Число " на вкладці " Головна ". Потім виберіть формат дати цифрами, щоб це поле завжди було правильно записаною датою.Аналогічно виділіть клітинки C16-30 та виберіть опцію " Валюта " для форматування цін у євро.
Щоб автоматично додати всі індивідуальні суми і зробити їх відображенням у створеній нами клітині " Всього ", виберіть комірку (C31 у цьому прикладі) та введіть таку формулу:
= СУММ (С16: С29)
Тепер заповнивши цінові поля, загальна комірка автоматично заповниться сумою .
Продовжуючи вставити текст " Спосіб оплати " в A34 або іншу інформацію залежно від того, що вам потрібно, наприклад, ввівши форми оплати, прийняті для оплати рахунку-фактури або виключення ПДВ або будь-які інші важливі примітки.
Праворуч від стовпчика цін ви можете додати стовпчик для обчислення загальної ціни з урахуванням ПДВ, поклавши в перший стовпець ціну без ПДВ чи оподаткування . Щоб додати 22% ПДВ, загальний стовпчик цін повинен мати таку формулу: = C16 * 1, 22 . Від нижнього правого кута витягніть вниз до загального, щоб продовжити формулу до інших комірок. Ви також можете додати стовпчик Е із вказаним на ньому ПДВ (22%), а потім скористатися формулою у колонці D типу: = C16 * E16 + C16 .
Для завершального штриху не забудьте додати подяку до нижнього рядка.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Безкоштовні та повні програми електронних рахунків-фактур
