Скільки разів нам доводилося вручну заповнювати листи, етикетки або запрошення різною інформацією про кожен з них: в основному ми повинні повторювати шаблон листа або етикетки на всьому аркуші (фіксованих даних) і заповнювати кожен із них різні дані для введення (гнучкі дані). Ця операція може бути дуже стомлюючою і повторюваною, але, на щастя, програми, що використовуються для запису та управління даними, чудово допомагають злиттям пошти, що дозволяє нам копіювати гнучкі дані в моделях, створених з фіксованими даними, щоб генерувати одним махом усі квитки, листи чи етикетки з усіма необхідними даними. У цьому посібнику ми бачимо, як зробити злиття пошти у Word, Excel та LibreOffice, тож час від часу ви можете вибрати кращу програму для виконання цієї операції на нашому комп’ютері.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Об’єднання пошти в Gmail для надсилання персоналізованих електронних листів у кілька контактів
Як зробити злиття пошти
Якщо нам потрібно створити численні відбитки з фіксованими даними та гнучкими даними, просто прочитайте наступні глави, щоб досягти мети без необхідності записувати всі дані вручну, значно пришвидшивши друк листів, квитків, етикеток тощо.Як зробити злиття пошти з Word та Excel
Для створення злиття пошти ми починаємо писати фіксовану частину нашого документа в Word: ми можемо отримати допомогу у реалізації моделей, запропонованих програмою Office, щоб мати базу, з якої можна почати.
Після завершення "фіксованої" частини ми повинні вказати відбитки злиття в документі, тобто частини, які слід заповнити гнучкими даними. Клацніть у верхній частині меню « Листи », потім натисніть « Почати об’єднання пошти» -> « Майстер злиття пошти» .
Бічна панель відкриється праворуч від документа, куди ми будемо орієнтуватися у створенні злиття пошти: ми вибираємо тип друку, який потрібно зробити ( Листи, електронні листи, конверти, мітки чи список ), натискаємо на Далі, вибираємо Використовувати документ Поточний або Змінити макет документа (програма згенерує поля, які потрібно заповнити самостійно), натисніть знову на Далі і, у наступному розділі, виберіть Створити новий список для створення гнучких даних.
Для зручності ми також можемо використовувати Excel, набагато більше підходить для генерування даних для злиття пошти; залишаючи документ Word на мить призупиненим, ми відкриваємо Excel і починаємо вставляти дані, які будуть використовуватися для злиття пошти, в різні рядки та стовпці.
З цією метою ми також можемо створити просту таблицю, щоб зробити все максимально охайним та полегшити завдання ще раз у Word.
Після створення документа Excel із гнучкими даними та збереження електронної таблиці повернемось до документа Word, а на бічній панелі перейдемо до розділу вибору даних, щоб ми могли натиснути кнопку Огляд .
Відкриється вікно, де нам просто потрібно вибрати створений раніше документ Excel; після цього програма запитає нас, чи хочемо ми використовувати цю таблицю або чи хочемо вручну вибрати дані, які будуть використовуватися.
Таким чином ми створимо одержувачів злиття пошти, що з’явиться у виділеному вікні.
Все, що нам потрібно зробити, це перевірити введення даних і, нарешті, натиснути ОК .
На закінчення нам доведеться натиснути Далі в панелі праворуч, вибрати розташування міток, згенерованих даними (будьте обережні, щоб вони збігалися з частиною, яку ми хочемо заповнити гнучкими даними!), Знову натисніть на Далі, перевірте конверти по черзі, літери або мітки, згенеровані Word і, нарешті, друкуються на останньому екрані клавішею друку (після останнього натискання на Next ).
Якщо результатом ми не задоволені, ми також можемо редагувати окремі мітки, листи чи конверти, створені за допомогою кнопки « Редагувати окремі мітки », присутньої на останньому екрані майстра.
Як зробити злиття пошти на LibreOffice
Якщо у нас немає можливості використовувати Microsoft Office на нашому комп’ютері, ми завжди можемо встановити безкоштовний пакет LibreOffice, за допомогою якого ми можемо виконати об'єднання пошти (називається тут серійною друком).Ми відкриваємо програму LibreOffice Calc і вставляємо всі гнучкі дані, які будуть використані при наступній друкуванні серії, дбаючи про їх замовлення в таблиці.
Збережіть електронну таблицю та відкрийте програму LibreOffice Writer, починайте писати або створювати фіксовану модель, яку потрібно використовувати для злиття пошти, потім відкрийте меню Інструменти та послідовно натисніть на пункт « Майстер друку» .
На цьому екрані ми можемо вибрати, чи слід починати з уже відкритого документа чи завантажити інший документ або модель, завантажену з Інтернету ; як тільки ви зробили свій вибір, натисніть кнопку Далі, виберіть, чи потрібно створити лист чи повідомлення електронної пошти, і натисніть кнопку Далі, щоб опинитися на найважливішому екрані, де ви можете ввести блок адрес.
Тепер клацніть на Вибрати список адрес і у новому вікні натисніть кнопку Додати, щоб мати змогу додати створену раніше електронну таблицю за допомогою Calc (конкретно поворотну таблицю, створену для сортування даних).
Після завантаження гнучких даних натисніть Інше, щоб вибрати формат даних, а потім виберіть Поєднати поля, щоб можна було вибрати, які дані використовувати в обраному форматі.
Тепер ми натискаємо кнопку ОК, перевіряємо, чи всі згенеровані документи містять дані, які ми завантажили, потім знову натискаємо на Далі, ми вибираємо найбільш підходящу форму привітання, знову натискаємо на Далі та коригуємо макет даних у документі, щоб ми могли попередній результат
Ми повернемося до документа Writer, на цей раз розділеного на стільки документів, скільки можна зробити відбитків (ми побачимо, що вгорі з’явиться нова панель інструментів). Щоб розпочати процес друку, просто натисніть значок друку складних документів .
висновки
Злиття пошти може бути дуже корисним в офісі, коли нам доведеться надіслати один документ декільком людям і насправді нам потрібно змінити лише привітання, заголовок та остаточне привітання для кожного. Також він може бути дуже корисним в домашніх умовах для виготовлення запрошень на весілля, спеціальних запрошень або персоналізованих квитків для кожного гостя: виконуючи кроки, які ми проілюстрували, ми зможемо об’єднатись, використовуючи Word і Excel (доступні як платні програми) та LibreOffice (доступно безкоштовно).Ми не знаємо, як зробити мітки на Word "> Як зробити мітки за допомогою Word.
Якщо замість цього нам потрібно зробити рахунок-фактуру за допомогою Excel, ми запрошуємо вас прочитати нашу статтю Як створити рахунок-фактуру за допомогою Excel з нуля, просто та персоналізовано .
В кінцевому підсумку ми радимо ознайомитись з розділом Як надрукувати візитні картки Word або LibreOffice, що дуже корисно, якщо нам потрібні численні візитні картки з фіксованими даними.
