Ті, хто використовує Microsoft Outlook як клієнт електронної пошти, можуть організовувати повідомлення електронної пошти у різних папках залежно від типу пошти, відповідно до відправника чи дати. При отриманні численних листів важливо впорядкувати їх у різних папках, але не менш важливо, щоб цей розподіл був автоматичним, тому ви завжди знаєте, в якій категорії шукати певні типи повідомлень.
У службах web.mail, таких як Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail та інші, можна створити автоматичні фільтри для електронної пошти за певними правилами.
Також у програмі Microsoft Outlook можна створити фільтри та правила для автоматизації організації вхідних листів у конкретні папки .
Описаний процес стосується всіх типів правил електронної пошти в Outlook.
Наприклад, якщо ви підписалися на розсилку новин, щоб отримувати статті Navigaweb електронною поштою (з форми реєстрації праворуч), ви можете захотіти, щоб електронні листи від " pom-heyweb " були каталогізовані у певній папці, можливо, називається " комп’ютерні новини ".
1) Перейдіть на вкладку Інструменти та виберіть параметр Правила та попередження .
2) У розділі Правила електронної пошти натисніть нову кнопку правила (або Змінити правило, якщо ви змінюєте існуюче).
3) У розділі Організація виберіть основну вимогу (у цьому випадку це може бути переміщення повідомлень від конкретного користувача до папки ).
4) У нижній частині вікна є розділ під назвою " Крок 2 " із фразою Застосувати правило, коли повідомлення, надіслане ...
У цьому реченні ви повинні натиснути на різні посилання, написані синім кольором, і змінити параметри відповідно до ваших потреб.
Потім натисніть на " користувачів " та вкажіть адреси електронної пошти, які використовуватимуться як фільтр (у нашому прикладі - адреса navigaweb.net, з якою отримуються статті).
У списку відображаються лише люди, додані до адресної книги, тому перед тим, як вибрати його, вам потрібно переконатися, що ви додали адресу електронної пошти до контактів.
Потім натисніть « перемістити повідомлення у вибрану папку » та виберіть папку, де можна знайти автоматично відфільтровані електронні листи.
У цьому випадку ви можете створити нову папку у вікні вибору.
5) Клацніть Далі та необов'язково уточніть правило, додавши інші параметри.
Наприклад, включити до теми лише повідомлення з певними словами.
6) Далі і вкажіть будь-які винятки з правила.
7) Дайте ім'я автоматичному фільтру та натисніть кнопку Готово .
По-перше, однак, може бути зручно поставити хрест на варіант застосувати до повідомлень, які вже є та в активному правилі .
Це гарантує, що нові та минулі повідомлення, що відповідають правилу, будуть переміщені у відповідну папку .
Якщо ви хочете скоротити процес, якщо вам не потрібно більш детальне правило, ви можете зробити те ж саме, швидше, натиснувши повідомлення з папки "Вхідні" та вибравши " Створити правило" .
Це значно полегшує вибір умов та налаштування фільтра, який автоматично переміщує повідомлення до певних папок Outlook.
