Тим, хто працює з електронною поштою, може виникнути потреба у запобіганні одержувачам електронного листа, надісланим багатьом людям, не мати можливості пересилати або відповідати всім, тобто вони не можуть пересилати повідомлення іншим або відповідати всім ті скопіювали. Ця функціональність існує лише в електронному клієнті Microsoft Outlook, 2003, 2007 та 2010 років .
Захист відправлених електронних листів дозволяє запобігти одержувачу повідомлення від копіювання, друку або пересилання цього електронного листа.
Причини використання цього налаштування можуть бути пов’язані з конфіденційністю інформації, присутньої у повідомленні, або із бажанням не допустити, щоб хтось відповідав на груповий електронний лист.
Для запобігання відповіді на всі існують два режими: один з ручною конфігурацією, другий із плагіном для програми.
Захист не буде абсолютним, він може діяти лише як стримуючий ефект, оскільки, якби ця захищена пошта була відкрита для інших клієнтів електронної пошти, окрім Microsoft Outlook, захист була б неефективною.
Однак в організаціях та офісах, де пошту можна читати лише з Outlook, цей захист важче обійти.
Ручний метод відключення "Відповісти всім і" Вперед " описаний поетапно на довідковій сторінці Microsoft Outlook .
Створення модуля захисту дуже просте і може бути здійснено раз і назавжди, з можливістю встановлення чи не блокування відповідно до електронної пошти.
Якщо ви хочете, ви можете замість цього використовувати плагін для Exchange та Outlook (лише 2007 та 2010 рр.), Який вимикає відповідь для всіх та переадресацію електронного листа.
Плагін NoReplyAll (безкоштовно) можна завантажувати та встановлювати на комп'ютер, який використовується для надсилання електронних повідомлень.
Повторно відкривши Outlook та склавши нове повідомлення після встановлення цього розширення, ви побачите дві нові кнопки у верхньому меню, за допомогою яких можна відключити функцію переадресації іншим.
Намагаючись надіслати цей електронний лист самому собі, захищеному Відповідь всім, ви помітите, що повторно відкривши отримане повідомлення, кнопки для переадресації повідомлення та відповіді на адресу одержувачів, які копіюють на електронний лист, відключаються.
Відповідь відправника, очевидно, залишається можливою.
Якщо користувач намагається переслати або відповісти на все зі швидкого меню в Outlook (яке не вимкнено), відкриється попередження про те, що функціональність недоступна.
Якщо одержувач електронної пошти не використовує Microsoft Exchange або Outlook і намагається відповісти на всі, навіть якщо це не вимкнено, інші одержувачі не будуть автоматично скопійовані, що буде, якщо необхідно, буде вибрано вручну.
В якості додаткової функції з меню конфігурації цього плагіна ( Інструменти -> Параметри ) можна перерахувати деякі ключові терміни, на які можна отримати попередження при надсиланні повідомлення без вкладення.
Більш ефективним методом захисту конфіденційності електронних листів, що надсилаються через Outlook, є плагін BCCThis, який дозволяє надсилати приватні повідомлення CCN, приєднані до електронної пошти, видимі лише деяким.
