Кожному, рано чи пізно, доведеться мати справу з електронними таблицями, одним із найскладніших та найпотужніших інструментів, який можна використовувати на комп’ютері на робочому місці. Дане нижче не призначене як посібник для початківців електронних таблиць, але має на меті виділити чотири види діяльності, які потрібно знати, як зробити, щоб бути гарними з такими програмами, як Excel. Microsoft Excel, безумовно, є найбільш часто використовуваною програмою у світі для створення таблиць та електронних таблиць, але ті ж функції доступні і у безкоштовних наборах, таких як LibreOffice та Google Docs.
Щоб досягти успіху в офісній роботі або принаймні полегшити життя та просувати себе краще при наймі інтерв'ю, ви повинні стати хорошим у використанні Excel (або еквівалентної програми, такої як LibreOffice та Google Docs ) та мати можливість принаймні наступні 4 дії,
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як зробити розрахунки в Excel
1) Швидко вводьте дані, використовуючи форми або форми
Введення даних у електронну таблицю є відправною точкою будь-якого аналізу таблиці. Усі початківці програми Excel записують дані вручну в осередки, але їм буде набагато швидше використовувати форму.Форма - це самокерована форма для швидкого введення даних у комірки, щоб записати та натиснути Enter, щоб перейти до наступної комірки,
У Excel 2013 кнопка форми була дещо прихованою.
Щоб знайти його, вам потрібно натиснути на стрічку вгорі і вибрати, щоб налаштувати її, щоб додати кнопку модулів.
В інших версіях Excel замість цього натисніть клавішу Office, перейдіть до Параметри Excel та налаштуйте, додавши форму.
Натиснувши кнопку Форма, ви можете створити форму (або шаблон, або маску введення даних), написавши заголовки стовпців.
У LibreOffice Calc ви можете ввести дані у форму, натиснувши на меню Дані-> Форма .
Перш ніж використовувати форму, мені потрібно створити заголовки стовпців, щоб компіляція стала керованою та швидкою.
У форматі Google Drive (Документи Google) самі по собі є об’єктом, який дозволяє створювати опити з декількома відповідями, щоб ділитися в Інтернеті.
Ви можете створити форму за допомогою кнопки "Створити" або ви можете вставити її (за допомогою меню " Вставити" ) в електронну таблицю.
Сторінки довідки італійською мовою:
- Для Libreoffice Calc
- Office Excel
- Електронна таблиця Google
2) Виконайте обчислення за допомогою функцій та формул
Після введення даних у комірки, ймовірно, потрібна операція чи розрахунок.
Функції та формули повинні бути записані у текстовому полі вище та дозволяти вам маніпулювати даними електронної таблиці, виконувати прості математичні операції, додавати числа у стовпчик, середнє чи навіть працювати з об'єктами реального світу, такими як дати або гроші.
Усі програми обчислення мають власний набір функцій, з деякими відмінностями.
Ці сторінки на італійській мові містять усі формули, які можна виконати на Excel, LibreOffice Calc та Google Drive.
Знати їх напам’ять неможливо, але знати, що ти найбільше використовуєш і що потрібно для своєї роботи, важливо.
Наприклад, деякі основні операції:
- Сума чисел у клітинках: = SUM (A1; B1) додає два числа, тоді як = SUM (A1: A5) - це сума всіх комірок від A1 до A5.
- = СЕРЕДНЕ (A1; B1) - середнє значення двох чисел; = СЕРЕДНЕ (A1: A10) - середнє число чисел від A1 до A10.
Кожну формулу можна знайти також у меню Вставка - Формула .
Ви також можете поєднати дві функції та створити формулу, таку як, наприклад, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0), щоб округлити десяткові знаки суми чисел A1 до A10.
Про функції читайте: Як використовувати формули для підрахунку Excel (COUNT і SUM)
3) Сортуйте дані за допомогою фільтрів та зведених таблиць
Після того, як ви ввели необроблені дані та виконали всі обчислення за допомогою функцій та формул, вам тепер потрібно створити різні способи їх перегляду.
Ви можете сортувати ряд даних за стовпцями: натисніть CTRL-A для вибору всього аркуша, перейдіть на вкладку Дані стрічки, натисніть « Сортувати » та виберіть стовпчик та критерій, який може бути, наприклад, за номером замовлення.
Завжди з меню Дані можна також вставити Фільтри, наприклад, щоб виключити повторювані елементи.
Зворотні таблиці - це розширені фільтри, які використовуються для фільтрації великих списків даних, які інакше неможливо було б прочитати.
Зворотні таблиці дозволяють взяти деякі фрагменти даних, щоб узагальнити та переглянути лише деякі з них, приховуючи решту.
У Excel ви створюєте зведену таблицю з меню "Вставка", а в LibreOffice Calc - з меню "Дані".
Щоб дізнатися більше, є італійською мовою посібники для:
- фільтрувати дані в Excel
- Зворотні таблиці в Libreoffice
- зведені таблиці на Диску Google.
4) Створіть макроси для повторюваних завдань
Робота з Excel може бути дуже нудною, оскільки вона часто включає повторювані завдання.
Щоб не робити одну і ту ж роботу щодня, ви можете створити макрос і записати те, що ви робите, щоб комп'ютер міг це робити самостійно.
Макроси є сильною точкою Excel, тоді як у Libreoffice потрібно бути обережним, оскільки деякі макроси можуть бути не сумісні з Microsoft Office.
У Excel, LibreOffice та Google Drive можна створити більш складні макроси із скриптами програмування, які потребували б певного вивчення.
Ось деякі ресурси для початку:
- Excel: Робота з макросами
- Макрос Excel (англійською)
- LibreOffice: Перші кроки з макросами
- Диск Google: огляд сценаріїв Google Apps (лише англійською мовою).
Усі ці функції - лише вершина айсберга Excel та інших програм. Використання електронних таблиць - це ще один професіоналізм та дисципліна, в яку можна зануритися дуже глибоко.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: 6 найкорисніших функцій Excel для фільтрації даних та перегляду графіків
