Нам потрібно ділитися важливими робочими документами, але ми хочемо уникнути того, що будь-яке нерозбірливе око може читати конфіденційні дані "> Натиснувши на піктограму, ми можемо виділити серію елементів, призначених для адекватного захисту документа: щоб запобігти відкриттю файлу, виберіть « Шифрувати паролем», введіть двічі вибраний пароль та підтвердіть у порядку ; Тепер все, що нам потрібно зробити, це зберегти файл (натискаючи CTRL + B або CTRL + S на клавіатурі), закрити Office і перевірити, що при відкритті файлу нас запитують обраний пароль.
Щоб видалити будь-який пароль, просто відкрийте документ, введіть пароль, який ви використовували до цього часу, поверніться до документа «Захистити» та ще раз натисніть на « Шифрувати паролем». ОК ).
Процедура діє в будь-якій програмі Office: Word, Excel, PowerPoint та інших програмах, що містяться в робочому наборі, виробленому Microsoft.
Змінити захист
Якщо, з іншого боку, ми хочемо захистити документи нашого Office від змін, нам доведеться встановити рівень змін, які будуть заблоковані (оскільки в деяких документах є текстові поля або корисні галочки для заповнення).
Відкриваємо документ, повертаємося в меню Файл і в меню Захист документа вибираємо пункт Обмежити модифікацію . У документі відкриється нова бічна панель, з якої ви можете вирішити, застосовувати обмеження щодо форматування чи обмеження щодо змін.
Для цього посібника ми ставимо прапорець Дозволити лише цей тип змін у документі та у випадаючому меню вибираємо один із доступних пунктів: Немає змін (лише для читання), Ревізії, коментарі та заповнення форми .
Якщо ми є частиною корпоративної мережі та у нас є інші користувачі, зареєстровані в тому самому корпоративному офісі, ми також можемо обмежити зміни конкретною групою, вибравши в полі Винятки (необов’язково), на кого впливає обмеження змін.
Щоб підтвердити застосування захисту, натисніть кнопку Да, застосувати захист ; тепер відкриється вікно, в якому потрібно ввести обраний пароль захисту (можливо, відрізняється від пароля, введеного для доступу) або, в якості альтернативи, ввести автентифікацію за допомогою адміністративних даних (лише той обліковий запис ПК або Windows, який ми використовуємо на даний момент внести зміни).
Якщо ми використовуємо автентифікацію пароля, ми можемо без проблем інтегрувати блокування доступу, видно у першій главі.
Якщо замість цього ми використовуємо автентифікацію користувача, документ буде негайно зашифрований і його можуть переглядати лише авторизовані користувачі, які в будь-якому випадку не зможуть його змінювати (лише наш обліковий запис має право змінювати).
Щоб зняти цей тип захисту, просто повторіть усі кроки, які вже бачили, зніміть прапорець на пункт Дозволити лише цей тип змін у документі .
Як захистити документи на LibreOffice
Офіс - це дуже дорогий робочий набір, який продається Microsoft за сотні євро, тому його важко придбати у звичайних користувачів або домашніх користувачів. Як дійсна альтернатива, ми завжди можемо використовувати набір LibreOffice на наших комп’ютерах, доступний безкоштовно.Давайте разом розберемося, як захистити доступ до документа та як запобігти несанкціонованим змінам.
Захист при відкритті
Щоб захистити найважливіші документи, ми відкриваємо LibreOffice, вибираємо програму для запуску, створюємо документ і, зберігаючи, клацаємо вгорі на Файл -> Зберегти як .
У вікні збереження ми вибираємо ім’я файлу, шлях, куди його зберегти, і обов'язково поставте галочку на Зберегти паролем, а потім натисніть кнопку Зберегти внизу.
Відкриється додаткове вікно, де ви можете ввести обраний пароль двічі; коли готовий, просто натисніть кнопку OK, щоб зберегти документ. Відтепер лише ті, хто знає пароль, зможуть відкрити файл та переглянути його вміст.
Змінити захист
Якщо, з іншого боку, ми хотіли захистити документ від небажаних змін, повторюємо кроки, показані в попередній главі, тобто переходимо до Файл -> Зберегти як, ставимо галочку Зберегти паролем, а потім натискаємо на Зберегти внизу. У вікні, в якому потрібно ввести пароль відкриття, розгортаємо пункт « Параметри», ми відзначаємо пункт « Відкрити файл», лише для читання, а потім вводимо інший пароль, ніж встановлений для відкриття.
Для підтвердження натискаємо кнопку ОК . Відтепер ми зможемо відкрити документ лише для читання, не маючи змоги вносити будь-які зміни (незалежно від того, захистили ми доступ до файлу чи ні). Щоб внести зміни до захищеного документа, натисніть на меню « Правка » вгорі, виберіть пункт « Змінити режим» та введіть пароль для розблокування, обраний для захисту змін.
висновки
У цьому посібнику ми разом бачили, як захистити документи під час відкриття та як захистити документи від змін, як ми використовуємо Office, так і якщо ми використовуємо безкоштовний пакет LibreOffice.Крім того, ми можемо захистити одну чи декілька, застосувавши захист безпосередньо до папок, як це добре описано в нашому посібнику щодо захисту файлів і папок паролями .
Для захисту документів від змін інший метод (широко застосовується) передбачає перетворення документа Office у PDF, як описано в посібнику про те, як захистити PDF-файл із паролем, щоб не відкривати чи редагувати його .
