Один з найчастіших терорів, коли ми робимо документи за допомогою пакету Office - це втрата всієї роботи, виконаної до цього моменту, через раптовий відключення живлення або помилку Windows, з примусовим перезапуском. Ці сценарії все рідше і рідше, але ми можемо захистити роботу, виконану програмуванням Word, Excel і PowerPoint для автоматичного збереження документа, поки ми його ще робимо: діючи таким чином, в гіршому випадку ми лише втратимо останні кілька моментів перед проблемою або затемнення. У цьому посібнику ми покажемо вам, як активувати автоматичне збереження файлів у Word, Excel та PowerPoint, щоб завжди захищати роботу в офісі чи вдома; якщо цього недостатньо (ми ризикуємо пошкодити файл), ми також покажемо вам, як використовувати історію файлів, щоб мати можливість відновити стару версію файлу, так що ви завжди можете починати спочатку в хорошій точці і уникати необхідності починати все заново.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ -> Відновлення пошкоджених, пошкоджених чи втрачених документів Word та файлів Excel
1) Автоматичне збереження до Office 365
Якщо у нас є копія підписки на Office 365, автоматичне збереження доступне, завантаживши файл безпосередньо в OneDrive, OneDrive для бізнесу або SharePoint Online (для компаній): таким чином різні використовувані програми Office синхронізують кожну зміну, внесену на файли (з інтервалом у кілька секунд), тому вам ніколи не доведеться турбуватися про проблеми. По-перше, тому ми вмикаємо клієнт OneDrive на своєму ПК з Windows 10, шукаючи його значок у правому нижньому куті або шукаючи елемент OneDrive у меню «Пуск».
Якщо у нас є попередні версії Windows або використовується Mac, ми завантажуємо OneDrive.
Після того, як синхронізована папка OneDrive увімкнута, переходимо до програми Office, яка буде використовуватися, почніть писати документ ( Новий ), потім натисніть на Файл -> Зберегти вгорі та виберіть OneDrive -> Особиста папка як шлях. Файл буде негайно збережено у хмарі, і у верхній частині вікна ми побачимо, що з’являється кнопка Автозбереження .
В іншій статті посібник для синхронізації папок в Onedrive.
Якщо кнопка активна, нам більше не доведеться турбуватися про економію на часових інтервалах, оскільки все синхронізоване з хмарою (очевидно, що має бути підключення до Інтернету). Якщо ми хочемо відновити стару версію файлу, просто натисніть кнопку, збережену в OneDrive вгорі праворуч, і скористайтеся меню Переглянути всі версії .
Таким чином ми можемо автоматично зберігати та відновлювати, якщо це необхідно, навіть у разі проблем із ПК (ми завжди можемо продовжувати роботу на іншому ПК, налаштованому за допомогою нашого облікового запису Office 365).
Якщо у нас ще немає Office 365, ми можемо підписатися на підписку на послугу звідси -> Купити Office 365.
Для базового пакету також доступна одномісячна пробна версія, щоб ви могли оцінити всі переваги підписки на Office, а не купувати весь пакет для офлайн-виробництва.
2) Автоматичне збереження в автономних версіях Office
Якщо у нас немає Office 365, але версія безкоштовної продажу (з класичною ліцензією на невизначений термін дії), автоматичне збереження в хмарі недоступне, але ми завжди можемо прийняти автоматичне збереження для офлайн-файлів .
У цьому випадку ми будемо використовувати систему редагування, інтегровану в Office, щоб ми могли зберігати зміни, які ми не зберігаємо вручну через більш короткі проміжки часу (нагадуємо, що просто натисніть CTRL + B на клавіатурі, щоб негайно зберегти досягнутий прогрес).
Щоб увімкнути автоматичне збереження на роздрібних версіях Office, ми відкриваємо будь-який документ із програмами Office, натискаємо на файл у верхній частині та переходимо до пункту Параметри -> Зберегти .
У цьому вікні ми переконуємося, що вказано розширення останніх офісних файлів (наприклад, docx, xlsx тощо), ставимо галочку під пунктом Зберегти інформацію про автоматичне збереження кожного, встановлюємо інтервал 1 хвилини (мінімум, який ми можемо встановити) а також увімкнено елемент. Оновлення останньої версії автоматично відновлюється, якщо вона закривається без збереження .
Інформація про автоматичне збереження буде збережена у шляху, зазначеному у полі шляху автозаписування файлу, який також може бути папкою будь-якої хмари (якщо ми синхронізували OneDrive або Google Drive, ми можемо вказати на зміни та, таким чином, мати постійне резервне копіювання).
Щоб відновити файли після затемнення або системної помилки, просто відкрийте Office ще раз і скористайтеся інструментом відновлення файлів, який виведе з резервної копії, яку ми налаштували раніше. На жаль, ця система зберігає лише зміни, що вносяться щохвилини: якщо ми дуже швидко пишемо, пропущена хвилина може підірвати багато документів під час відновлення.
3) Як користуватися історією файлів Windows
Якщо ми хочемо отримати додаткову систему резервного копіювання, щоб ми також могли відновити файли, пошкоджені помилками, раптовими перезавантаженнями чи зловмисними програмами, ми можемо покластися на рятувальну систему під назвою «Історія файлів», присутню в Windows 10 (але також і на попередніх версіях операційної системи ).
Щоб активувати Історію файлів у Windows, відкрийте меню «Пуск» внизу зліва, знайдіть настройки резервного копіювання та відкрийте перший елемент, який з’явиться вгорі; у новому меню ми встановлюємо резервний диск (USB-накопичувач, зовнішній жорсткий диск або будь-який мережевий ресурс), натискаючи кнопку Додати диск .
Після додавання шляху резервного копіювання ми натискаємо Додаткові параметри, вибираємо кожні 10 хвилин у меню Резервне копіювання файлів і, нарешті, додаємо папку резервного копіювання (куди ми зберегли файли Office), натиснувши кнопку Додати папку .
Система автоматично створює резервну копію кожні 10 хвилин, тому ви завжди маєте копію наших документів Office на окремому диску. Щоб дізнатися більше про системи резервного копіювання, ми пропонуємо вам прочитати посібник, наведений нижче.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ -> Резервне копіювання папок користувача для збереження особистих даних у Windows
